Formation Odoo :

Gestion des achats

L'application "Achats" vous permet de passer commande auprès de vos fournisseurs, de la demande de prix à la réception de la commande.

Sous Odoo, une demande de prix qui correspond à un devis fournisseur se transforme en commande fournisseur lors de sa validation.
Un bon de réception est alors automatique créé et greffé à la commande afin de pouvoir suivre facilement les livraisons de vos fournisseurs.

Instance de démonstration :

 demo.adgensee.com 
    Compte : achats-gestionnaire
    Mot de passe : demonstration

Table des matières :

  1. Prix fournisseurs des articles

    1. Liste des prix fournisseurs définis

    2. Créer ou éditer un prix fournisseur

  2. Liste des achats fournisseurs

    1. Présentation

    2. Types de vues

    3. Filtres, groupes et recherche

    4. Mise en favoris

  3. Édition d'une commande fournisseur

    1. Présentation des zones

    2. Onglet "Articles"

    3. Onglet "Autres informations"

    4. Prévision de la date de livraison

    5. Envoi de la demande & confirmation

    6. Activités et abonnés

  4. Réception des commandes fournisseurs 

    1. Retrouver la commande

    2. Traiter la réception des articles

  5. Analyse des achats

    1. Mesures et types de vues

    2. Filtres, groupes et plages de temps

1. Prix fournisseurs des articles

  • a. Liste des prix fournisseurs définis

  • b. Créer ou éditer un prix fournisseur

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1.a. Liste des prix fournisseurs définis

Cliquez sur le menu "Achats" : Achats -> Prix fournisseur afin d'accéder à la   liste des tarifs définis.
Vous pouvez trier par Articles en cliquant sur la colonne correspondante de façon à pouvoir comparer facilement les prix de plusieurs fournisseurs pour un article.


1.b. Créer ou éditer un prix fournisseur

Depuis la liste des prix fournisseurs, ouvrez un des tarifs définis en cliquant sur l'un d'eux ou créez en un nouveau en cliquant sur le bouton  Créer. (Vous pouvez également définir des prix fournisseurs depuis la fiche de votre article)
Vous pouvez alors, pour un article (ou une variante d'article) et un fournisseur donné, définir un prix, une quantité minimale, des dates de validité, ainsi que la référence de l'article et le délai de livraison.

2. Liste des achats fournisseurs

  • a. Présentation

  • b. Types de vues

  • c. Filtres, groupes et recherche

  • d. Mise en favoris

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2.a. Présentation

Cliquez sur le menu "Achats" : Achats -> Demandes de prix / Bons de commande afin d'accéder à la liste de vos demandes et/ou commandes.

Sous odoo, une commande fournisseur passe par divers statut selon son état :

  1. Demande de prix : Statut par défaut lors de la création d'une demande de prix.

  2. Demande de prix envoyée : Indique que la demande a été envoyée par email ou que vous avez cliqué sur le bouton "Imprimer" qui permet de générer la demande en PDF.

  3. Commande fournisseur : Indique que la demande a été confirmée et est en attente de livraison.

  4. Bloqué : Indique que la commande a été bloquée, ce statut vous permet de verrouiller manuellement les commandes traitées intégralement.

2.b. Types de vues

Différents types de vues sont disponibles afin de visualiser vos commandes fournisseur de différentes façons :

  •  Liste : Vue par défaut, vous pouvez effectuer des tris par colonne.

  •  Kanban : Peut être utile pour regrouper vos commandes en colonnes par fournisseurs par exemple.

  •  Pivot : Un tableau dynamique pour obtenir des rapports rapides sur les commandes en cours et réaliser des exports .csv ou .xls (Excel).

  •  Graph : Permet de consulter vos commandes de façon graphique.

  •  Calendrier : Calendrier présentant vos commandes par dates prévues de réception.

  •  Activités : Vous permet de rester à jour dans vos tâches.

2.c. Filtres, groupes et recherche

Selon les types de vues, vous disposez de filtres, d'options de groupages, d'une barre de recherche ainsi qu'un affichage comparatif par plages de temps :

  •  Filtres : Les filtres permettent par exemple de filtrer uniquement les commandes confirmées et/ou celles qui vous sont assignées...

  •  Regrouper par : Les groupes vous permettront par exemple de regrouper vos achats par responsable ou par fournisseurs...

  •  Plages de Temps : Vous permet de comparer vos achats entre différentes périodes depuis les vues pivot et graph.

  •  Recherche : La barre de recherche vous permet de rechercher un terme dans un champs particulier de vos commandes en utilisant les touches  et  de votre clavier.
    Vous pouvez également appliquer un filtre depuis la barre de recherche afin d'éviter d'avoir à utiliser votre souris.

2.d. Mise en favoris

Vous pouvez facilement sauvegarder une recherche, un ensemble de filtres ou encore des options de groupages grâce à l'option de "favoris".

Pour cela, lorsque vous souhaitez accéder ultérieurement à une recherche, il vous suffit de cliquer sur " Favoris" puis d'enregistrer votre favoris sous le nom souhaité.

Vous pouvez également utiliser ce favoris par défaut en cliquant la case correspondante lors de la création de celui ci.

3. Édition d'une commande fournisseur

  • a. Présentation des zones

  • b. Onglet "Articles"

  • c. Onglet "Autres informations"

  • d. Prévision de la date de livraison

  • e. Envoi de la demande & confirmation

  • f. Activités et abonnés

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3.a. Présentation des zones

Depuis la liste des demandes de prix et/ou bons de commande, ouvrez un achat en cliquant sur l'un d'entre eux ou créez en un nouveau en cliquant sur le bouton  Créer.

Les bons de commandes fournisseur sont composés de trois zones :

  • La partie haute contient le fil d'ariane permettant de naviguer en arrière rapidement, les boutons d'édition et de création, les boutons d'actions (Supprimer, Dupliquer, Partager...) ainsi que les flèches de navigation. En appliquant un filtre au préalable depuis la liste des devis, les flèches vous permettront de naviguer dans cette liste filtrée.

  • La zone centrale contient les informations principales : numéro unique, fournisseur, date de la commande ainsi que plusieurs onglets détaillés juste après.

  • La zone d'échanges située tout en bas contient l'historique des actions effectuées et permet d'échanger des messages internes, lier des documents sous forme de notes ainsi que de programmer des activités comme une alerte ou une tâche à effectuer...
    En haut à droite de cette zone, nous pouvons gérer les "Abonnés" afin d'être tenu ou de tenir informé les abonnés lorsqu'un message est ajouté à la commande ou que celle ci passe en statut "Commande fournisseur" par exemple. 

3.b. Onglet "Articles"

L'onglet "Articles" vous permet de composer votre commande.

Il vous suffit de cliquer sur "Ajouter une ligne" afin d'avoir accès à tous les articles disponibles à l'achat de votre catalogue; Entrez simplement le nom ou la référence de votre article : essayez d'écrire toujours le minimum, Odoo se chargera de vous proposer une liste de maximum 7 articles correspondants, ajoutez une lettre à votre recherche si votre article ne figure toujours pas, autrement vous pouvez cliquer sur "Recherche avancée" en bas de cette liste afin d'ouvrir une fenêtre pop-up de recherche de produits.
Si votre produit n'existe pas, vous pouvez le créer à la volé mais rien ne vaut un catalogue bien défini et organisé à l'avance... (Voir page dédiée).

Vous pouvez définir des Conditions générales afin de les faire apparaitre sur votre commande depuis la zone de texte prévue à cet effet.

Les montants HT et TTC s'actualisent automatiquement lors de l'édition de votre commande fournisseur.

3.c. Onglet "Autres informations"

Cliquez sur l'onglet "Autres informations" pour définir une date prévue générale de livraison, le responsable Achats, ainsi que les conditions de paiement...

La date d'approbation apparaît également sous cet onglet pour les demandes validées ainsi que l'état de facturation indiquant si une facture a bien été créée.

3.d. Prévision de la date de livraison

Lorsque vous composez votre commande, la date prévue de livraison se définie automatiquement selon les délais de livraison spécifiés en même temps que les prix fournisseurs.

Vous pouvez cependant modifier la date prévue par article directement depuis la ligne correspondante du bon de commande ou bien depuis l'onglet "Autres informations" en cliquant sur " Définir la date pour toutes les lignes de la commande".

3.e. Envoi de la demande & confirmation

Odoo vous invite à envoyer par email votre commande à votre fournisseur en cliquant sur le bouton correspondant. Une fenêtre pop-up s'ouvre alors avec un email prédéfinit adapté au nom de votre fournisseur ainsi que le devis PDF automatiquement généré et joint. Vous pouvez apporter des modifications au texte du mail avant de l'envoyer ainsi qu'éventuellement joindre d'autres fichiers depuis le bouton " Joindre un fichier". 
Cliquez enfin sur le bouton "Envoyer" afin de faire partir votre email, votre commande passera alors au statut "Demande de prix envoyée".
Les réponses à votre email arriveront automatiquement dans votre demande de prix dans la zone de discussions.

Si votre fournisseur n'a pas d'adresse email définie, sa fiche contact s'ouvrira automatiquement afin que vous en définissiez une.

3.f. Activités et abonnés

Les activités vous permettent de planifier les actions à effectuer pour chacun de vos achats comme envoyer un email, rappeler une personne, transmettre une information... Pour chaque activité, vous devez sélectionner un jour (ou un créneau horaire pour certain type d'activités à l'aide du calendrier qui s'ouvrira alors) et l'assigner à un collaborateur.

Pour programmer une activité, il vous suffit de cliquer sur " Planifier une activité" depuis la zone d'échanges des demandes de prix et commandes fournisseur.

Vous obtiendrez la liste des activités (Étiquetés : En retard | Aujourd'hui | Futur) depuis la vue de type Activités des commandes et demandes de prix ou depuis le volet d'alertes "Activités" qui est toujours accessible tout en haut à droite de la fenêtre Odoo en cliquant sur l'icon  pour le déplier.

4. Réception des commandes fournisseurs

  • a. Retrouver la commande

  • b. Traiter la réception des articles

4.a. Retrouver la commande

Cliquez sur le menu "Achats" : Achats -> Bons de commande afin d'accéder à la liste de vos commandes effectuées.
Vous pouvez ensuite utiliser la barre de recherche afin de filtrer vos commandes par fournisseur ou articles.
La vue calendrier peut également vous permettre de retrouver plus rapidement les réceptions prévues.

Cliquez sur le bon de commande correspondant à la réception d'articles en cours afin de l'ouvrir.

4.b. Traiter la réception des articles

Cliquez ensuite sur le bouton "Réception par articles" afin d'accéder au bon de réception de la commande.

Si la livraison est conforme à votre commande, vous pouvez cliquer sur le bouton "Valider" afin de confirmer toutes les quantités reçues.
Autrement, cliquez sur le bouton " Modifier" puis indiquez les quantités réellement reçues pour chaque article dans la colonne "Fait" puis sauvegardez et validez; Odoo vous demandera alors si un reliquat doit être créé pour réceptionner le reste de la commande ultérieurement.

5. Analyse des achats

  • a. Mesures et types de vues

  • b. Filtres, groupes et plages de temps

5.a. Mesures et types de vues

Cliquez sur le menu "Achats" : Analyse afin d'accéder à l'espace dédié à l'analyse des achats. Vous avez à disposition deux types de vues :

  •  Graph : Consultez les chiffres de façon graphique.
    Trois types de diagrammes sont disponibles :

    •  Graphique en barres

    •  Courbe

    •  Diagramme

  •  Pivot : Un tableau dynamique pour étudier vos chiffres.
    Le bouton  vous permet d'intervertir les axes.
    Le bouton  vous permet de déplier les colonnes et lignes sur tous les éléments (Utile lorsque vous sélectionnez  Catégorie d'articles puis  Article par exemple).
    Le bouton  vous permet d'exporter votre vue au format .csv ou .xls (Excel).


5.b. Filtres, groupes et plages de temps

Comme d'habitude, vous disposez de filtres, d'options de groupages, de la barre de recherche ainsi que d'un affichage comparatif par plages de temps :

  •  Filtres : Les filtres permettent de sélectionner seulement les commandes confirmés par exemple...

  •  Regrouper par : Les groupes vous permettront de regrouper vos achats par responsables puis fournisseurs par exemple...

  •  Plages de Temps : Vous permet de comparer vos chiffres entre différentes périodes de temps.

  •  Recherche : La barre de recherche vous permet de rechercher un terme dans un champs en particulier des ordres d'achats en utilisant les touches  et  de votre clavier. Vous pouvez également appliquer un filtre ou un groupe depuis la barre de recherche afin d'éviter d'avoir à utiliser votre souris.


Sommaire de la formation Odoo

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